一、本單位發文
1、發文擬稿部門按照正確的行文規則，使用統一格式的《路橋工程處文件發文稿紙》（表1）擬文，擬文可使用藍色或黑色鋼筆及水筆，不得使用圓珠筆和鉛筆。
2、黨務類發文由黨總支書記簽發，其他發文由處長簽發后，經辦公室主任審核符合行文規則的文稿后，由檔案室在《路橋工程處發文登記本》（表2）上登記并編制文號，交付微機室打印。
3、微機室按公文打印規則打印初稿，交擬稿者校對無誤后，方可印發文件。文件打印完畢，經辦公室主任審核無誤蓋章后，方可上報或下發。打印好的文件交至發文部門時，必須在《路橋工程處發文登記本》（表2）上進行登記簽收。

二、各單位來文
1、檔案室收到各級來文，必須及時在《路橋工程處收文登記本》（表3）上登記并編號，填制《文件處理標簽》（表4）。經辦公室主任審核后，交至主要領導簽署處理意見。
2、檔案室按各領導的簽署意見，將文件送至各承辦部門，并填寫〈傳閱文件登記表〉（表5）。
3、各部門辦理完畢后，在文件處理標簽上簽署辦理意見，檔案室及時將公文收回。如承辦部門辦理時間較長的，檔案室要及時催辦。
4、文件承辦完畢，檔案室要將承辦結果匯報主要領導，然后方可歸檔。

三、文件歸檔保存
1、各部門在每年年終，將本部門的需歸檔的文件資料移交檔案室，并填寫《檔案移交登記表》（表6）。
2、檔案室按照文件歸檔規則進行分類、整理、編目、歸檔。
3、調閱檔案需經辦公室主任或分管領導批準。
4、需外借檔案資料的，填寫《檔案利用登記表》（表7），并在一定期限內歸還。檔案歸還后，檢查檔案完整無誤后，檔案歸檔。如檔案有缺損情況，及時報辦公室主任處理。
5、檔案室定期對文檔進行清查，發現有未及時歸還的文檔，要及時進行催辦。

附件：
表1：路橋工程處文件發文稿紙
表2：路橋工程處發文登記本
表3：路橋工程處文件處理標簽
表4：路橋工程處收文登記本
表5：傳閱文件登記本
表6：檔案移交登記表
表7：檔案利用登記表